Management By Exception
A. Management By Exception ( MBE )
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang
paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk
membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis
dan rutin.
Manajemen oleh Exception merupakan kebijakan "dimana manajemen
mencurahkan banyak waktu untuk menyelidiki hanya situasi di mana hasil aktual
berbeda secara signifikan dari hasil yang direncanakan. Ide dasarnya adalah
manajemen yang harus menghabiskan waktu yang berharga yang berkonsentrasi pada
item yang lebih penting (seperti membentuk perusahaan Perhatian masa depan
tentu saja strategis). yang diberikan hanya kepada penyimpangan bahan
memerlukan penyelidikan. " [1]
Hal ini tidak sepenuhnya identik dengan konsep manajemen pengecualian dalam
bahwa ia menjelaskan kebijakan mana fokus mutlak pada manajemen pengecualian,
berbeda dengan penerapan manajemen pengecualian moderat.
Dalam Manajemen Proyek, Manajemen implikasi oleh Eksepsi adalah bahwa papan
proyek harus memenuhi ketika keputusan-keputusan kunci tentang proyek harus
diambil, dan tidak pada interval teratur. Manajer proyek harus menghasilkan
Laporan Pengecualian untuk memanggil dewan untuk pertemuan tersebut [2].
Jenis manajemen dapat menjadi kuat jika diperlukan untuk memproses banyak
data untuk membuat keputusan manajerial. Masalah dengan kebijakan ini adalah
bahwa hal itu dapat mengakibatkan perilaku rabun. Perilaku ini menunjukkan
bahwa manajemen yang lebih rendah pergeseran tujuan dari menjalankan bisnis
yang sukses dalam lingkungan dunia nyata, untuk makan auditor terpusat dan
manajer dengan data keuangan yang akan diinterpretasikan sebagai dalam. Dalam
situasi ini, seorang manajer perusahaan mungkin menjual aset seperti peralatan
(penting untuk produktivitas jangka panjang) untuk memanipulasi rasio akuntansi
yang digunakan dalam menentukan pengecualian. Dengan demikian, manajemen yang
lebih rendah dalam beberapa kasus dapat menghindar yang ditandai sebagai
pengecualian, sehingga merugikan jangka panjang pabrik mereka mengelola.
B. Pengertian Pengawasan
Pada dasarnya rencana dan pelaksanaan merupakan satu kesatuan tindakan,
walaupun hal ini jarang terjadi. Pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh
mana hasil tercapai dan bertujuan menurut konsep sistem adalah mempertahankan
hasil atau output yang sesuai syarat-syarat sistem.
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua
sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Tidak jauh berbeda dengan yang diutarakan oleh pakar diatas, Murdick
mendefinisikan pengawasan yaitu proses dasar yang secara esensial teta
diperlukan bagaimanapun rumit dan luasnya suatu organisasi yang terdiri dari
tiga tahap 1) menetapkan standar pelaksanaan, 2) pengukuran pelaksanaan
pekerjaan dibandingkan dengan standar, dan 3) menemntukan kesenjangan antara
pelaksanaan dengan standard an rencana.
C. Bentuk Bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
3. Cuncarent ( Concurent Controll ),
Yaitu pengawasn “ Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus
memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan
D. Tahap Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan
yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang
umum yaitu :
a. standar phisik.
b. standar moneter
c. c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara
tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas,
pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan
keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, maka perlu adanya
perbaikan dalam pelaksanaan.
E. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dilakukan
lima jenis pendekatan antara lain :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang
melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan
a. Pengukuran input
b. Hasil pada tahap awal
c. Gejala yang dihadapi
d. Kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yg
dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan
didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu diberi informasi bila
terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilan informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu tindakan
diganti.
F. Management Information Sytem ( MIS )
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang
efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan
bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk
membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan,
pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Tahap Perancangan dari MIS yaitu :
1. Survei pendahuluan dan perumusan masalah
2. Desain Konsepsual
3. Desain Terperinci
4. Implementasi akhir
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
a. Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancanngan
b. Mempertimbangkan secara hati hati biaya system
c. Memperlakukan Informasi yang relevan dan terseleksi
d. Adanya pengujian Pendahuluan
e. Menyediakan Latihan dan dokimentasi tertulis bagi para operato dan pemakai
system.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Beberapa kondisi yang harus diperhatikan jika pengawasan ini dapat
berfungsi efektif, antara lain :
1. Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan, dan kriteria yang dipergunakan
dalam sistem pendidikan, yaitu relevansi, efektivitas, efesiensi, dan
produktivitas.
2. Sulit, tetapi standar yang masih dapt dicapai harus ditentukan. Ada dua
tujuan pokok, yaitu : a. untuk memotivasi, dan b. untuk dijadikan patokan
guna sebagai bahan perbandingan
3. Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Di
sini perlu diperhatikan pola dan tata oorganisasi, seperti susunan, peraturan,
kewenangan dan tugas-tugas yang telah digariskan dalam uraian tugas (job
description)
4. Banyaknya pengawasan harus dibatasi. Artinya jika pengawasan terhadap
karyawan terlampau sering, ada kecenderungan mereka kehilangan otonominya dan
dapat dipersepsi pengawasan itu sebagai pengekangan. Dibeberpa segi dianggap
bahwa pengawasn itu sedemikian ketatnya, sehingga karyawan cenderung mulai
berfikir untuk melakukan pembelaan diri daripada berusaha menunjukkan prestasi
kerja yang baik.
5. Sistem pengawasan harus dikemudi (steering control) tanpa mengorbankan
otonomi dan kehormatan manajerial tetapi fleksibel, artinya sistem pengawasan
menunjukkan kapan, dan di mana tindakan korektif harus diambil. Masalahnya
pengawasan mempunyai implikasi emosional dan motivasional yang berhubungan
dengan konsekuensi fungsional dan disfungsional.
6. Pengawasan hendaknya mengacu pada tindakan perbaikan, artinya tidak hanya
mengungkap penyimpangan dari standar, tetapi penyediaan alternatif
perbaikan, menentukan tindakan perbaikan.
7. Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu : menemukan
masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan
perbaikan, mengecek hasil perbaikan, mencegah timbulnya masalah yang serupa.
Komentar
Posting Komentar